Jadwal Rapat Padat Menguras Energi Tim, Buat Tak Produktif

Ilustrasi sedang meeting tapi sambil berdiri agar ada aktivitas fisik. (freepik/pressfoto)

INDOZONE.ID - Apakah kamu pernah merasakan energi terkuras setelah seharian rapat? Kamu tidak sendirian.

Terlalu banyak jadwal dan rapat bisa membuat produktivitas malah menurun, bukan meningkat.

Survei yang dilakukan firma konsultasi manajemen Korn Ferry, yang melibatkan hampir dua ribu responden profesional, menunjukkan bahwa 67 persen di antaranya mengungkapkan rapat yang berlebihan membuat mereka sulit produktif.

Terungkap, masalahnya bukan sekadar kelelahan setelah rapat.

Baca juga: Riset: Manajer Pria Takut Meeting Berdua dengan Pekerja Wanitanya

Penelitian menunjukkan terlalu banyak rapat, apalagi tanpa adanya istirahat, benar-benar dapat memengaruhi cara kerja otak.

Eksperimen sederhana yang dilakukan Microsoft Human Factors Lab pada tahun 2021 memantau aktivitas otak 14 partisipan yang menjalani empat rapat berturut-turut dalam satu hari.

Sebagian hanya diberi waktu 10 menit antarrapat untuk meditasi, sementara sebagian lainnya tidak.

Dalam kelompok rapat tanpa jeda, gelombang beta otak meningkat dari rapat ke rapat, indikator stres yang terus menumpuk.

Bahkan, hanya menunggu rapat berikutnya sudah cukup untuk memicu lonjakan stres.

“Saya tidak heran peserta yang beristirahat di sela-sela rapat merasa lebih baik,” jelas pakar manajemen waktu Laura Vanderkam, dikutip dari HuffPost.

“Setiap orang pasti memiliki cara beristirahat masing-masing, tetapi sering kali tidak disadarinya. Jika kita sengaja memilih kapan dan bagaimana beristirahat, kita bisa lebih merasakan jeda waktu itu dan mendapatkan kesegaran,” tambahnya.

Dengan adanya waktu jeda atau istirahat, peserta menunjukkan aktivitas otak yang lebih seimbang, tanda bahwa mereka lebih terlibat dan fokus selama rapat.

Makanya, istirahat singkat benar-benar mampu membantu menjaga konsentrasi dan energi.

Dampak pada Produktivitas

Ilustrasi meeting bersama rekan kerja. (Freepik)

Selain itu, tim studi dari Microsoft memang menggunakan ukuran sampel partisipan yang kecil, tetapi hasilnya selaras dengan riset yang lebih luas.

Studi lain terhadap 76 perusahaan mengungkapkan bahwa ketika jumlah rapat dikurangi hingga 40 persen, produktivitas pegawai meningkat lebih dari dua kali lipat.

Bukan hanya itu, kepuasan kerja juga melonjak hingga 52 persen. Mengapa? Karena karyawan merasa lebih berdaya.

Kini, bukan jadwal yang mengatur mereka, merekalah yang mengatur prioritas dan memegang kendali atas arah hidupnya.

Baca juga: Terbukti! Brainstorming di Kantor Dapat Memberi Ide, Lebih Baik daripada Virtual Meeting

Apa yang Bisa Dilakukan Manajer?

Sebagai manajer, kamu punya peran penting dalam membentuk budaya kerja yang sehat. Beberapa langkah yang bisa dipertimbangkan antara lain:

1. Kurangi rapat yang tidak perlu. Pertimbangkan apakah sebuah diskusi bisa digantikan dengan pembaruan tertulis lewat email atau grup percakapan.
2. Sediakan jeda antarrapat. Sisipkan minimal 10 menit agar peserta rapat punya waktu meregangkan badan dan menyegarkan pikiran.
3. Dorong istirahat aktif. Alih-alih membuka email di sela rapat, anjurkan aktivitas yang benar-benar menyegarkan seperti jalan kaki singkat, latihan pernapasan, atau sekadar berdiri dan meregangkan badan.

Rapat dengan waktu yang lebih ramping dan istirahat yang terstruktur bukan sekadar strategi untuk mengurangi stres, tetapi juga cara menjaga fokus, keterlibatan, dan produktivitas tim.