Surat Keterangan Kerja: Pengertian, Struktur, Fungsi, serta Contohnya

Surat Keterangan Kerja: Pengertian, Struktur, Fungsi, serta Contohnya (unsplash.com/@jeshoots)

INDOZONE.ID - Dalam kehidupan kerja, ada kalanya kita diminta menyiapkan dokumen sebagai bukti pengalaman atau status pekerjaan. Salah satu dokumen yang sering dibutuhkan adalah surat keterangan kerja. 

Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan seperti melamar pekerjaan baru, mengurus pinjaman, atau urusan administrasi lainnya.

Karena itu, isi surat keterangan kerja harus jelas, rapi, dan mudah dipahami agar bisa digunakan. 

Pengertian Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah surat resmi dari perusahaan atau instansi yang isinya menjelaskan bahwa seseorang benar pernah atau masih bekerja di tempat tersebut.

Biasanya surat ini dibuat saat karyawan membutuhkannya untuk urusan tertentu.

Di dalam surat keterangan kerja tercantum informasi penting seperti nama karyawan, jabatan, serta lama bekerja, sehingga surat ini bisa menjadi bukti tertulis yang jelas dan bisa dipertanggungjawabkan.

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Sehat untuk Kerja, Sekolah, dan Keperluan Lain

Struktur Surat Keterangan Kerja

Supaya surat keterangan kerja terlihat rapi dan profesional, ada beberapa bagian yang biasanya selalu ada, yaitu:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian ini berada di paling atas dan menandakan bahwa surat tersebut resmi.

• Nama Perusahaan
• Alamat Lengkap
• Nomor Telepon/Email
• Logo Perusahaan

2. Judul dan Nomor Surat

Terletak di tengah bawah kop surat.

• Judul: Ditulis dengan huruf kapital (SURAT KETERANGAN KERJA).
• Nomor Surat: Kode unik internal perusahaan untuk keperluan pengarsipan.

3. Identitas Pembuat Surat

Berisi data atasan atau bagian HRD yang memberikan keterangan.

• Nama
• Jabatan

4. Identitas Karyawan

Berisi data lengkap karyawan yang diterangkan.

• Nama Lengkap
• Nomor Induk Karyawan (NIK)
• Jabatan Terakhir
• Masa Kerja: (Tanggal mulai masuk hingga tanggal berakhir/keluar).

5. Isi Surat (Keterangan Kerja)

Inti dari surat yang menjelaskan perilaku dan kontribusi karyawan.

• Pernyataan Status: Menjelaskan bahwa yang bersangkutan memang benar bekerja di perusahaan tersebut.
• Penilaian Kinerja: Kalimat positif mengenai dedikasi atau perilaku selama bekerja (opsional namun sangat disarankan).
• Alasan Berhenti: Biasanya ditulis "mengundurkan diri atas kemauan sendiri" atau "selesainya masa kontrak".

6. Penutup

• Kalimat standar yang menyatakan bahwa surat dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya (misalnya untuk melamar pekerjaan baru atau urusan administrasi bank).

7. Pengesah Surat

Bagian akhir untuk melegalkan dokumen.

• Tempat dan Tanggal Surat Dibuat
• Tanda Tangan dan Nama Terang (Pimpinan atau Manajer HRD)
• Stempel Perusahaan: Wajib ada agar surat dianggap valid.

Baca juga: 40 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Sekolah untuk Grup WhatsApp

Fungsi Surat Keterangan Kerja

Berikut ini beberapa fungsi surat keterangan kerja antara lain:

1. Sebagai Bukti Pernah atau Sedang Bekerja

Surat keterangan kerja berfungsi sebagai bukti resmi bahwa, seseorang benar pernah atau masih bekerja di suatu perusahaan atau instansi. 

2. Syarat Melamar Pekerjaan

Saat melamar pekerjaan baru, surat keterangan kerja sering diminta oleh perusahaan tujuan. Dengan surat ini, pengalaman kerja pelamar bisa diketahui dengan lebih jelas.

3. Keperluan Administrasi

Surat keterangan kerja juga dibutuhkan untuk berbagai urusan administrasi, seperti pengurusan visa, beasiswa, atau persyaratan lainnya. 

4. Pengajuan Pinjaman atau Kredit

Dalam pengajuan pinjaman atau kredit ke bank atau lembaga keuangan, surat keterangan kerja digunakan sebagai salah satu syarat. Surat ini menunjukkan, seseorang memiliki pekerjaan tetap.

5. Bukti Pengalaman Kerja

Surat keterangan kerja bisa dijadikan bukti pengalaman kerja secara tertulis. Dokumen ini berguna untuk kebutuhan profesional di masa depan.

Contoh Surat Keterangan Kerja 

1. Surat Keterangan Kerja untuk Keperluan Lainnya

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 021/SKK/II/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini, pihak manajemen PT Maju Jaya Sejahtera, dengan ini menerangkan bahwa:

Nama : Andi Pratama
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 10 Mei 1998
Alamat : Jl. Melati No. 10, Jakarta
Jabatan : Staf Administrasi
Masa Kerja : Januari 2022 – Desember 2024

Adalah benar yang bersangkutan pernah bekerja di PT Maju Jaya Sejahtera sebagai Staf Administrasi. Selama masa kerja tersebut, yang bersangkutan bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen, pencatatan administrasi, serta membantu kelancaran kegiatan operasional kantor.

Yang bersangkutan dikenal sebagai karyawan yang disiplin, bertanggung jawab, dan mampu bekerja sama dengan baik.

Surat keterangan kerja ini dibuat berdasarkan data yang sebenarnya, dan diberikan kepada yang bersangkutan untuk digunakan sebagai kelengkapan administrasi dan keperluan lainnya.

Jakarta, 5 Februari 2026

Hormat kami,

(tanda tangan)

Budi Santoso
Manajer HRD

2. Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan KPR 

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 025/SKK/II/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini, pihak manajemen PT Sejahtera Abadi, dengan ini menerangkan bahwa:

Nama : Siti Aisyah
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 18 Juli 1997
Alamat : Jl. Anggrek No. 5, Bandung
Jabatan : Customer Service
Status Karyawan : Karyawan Tetap
Masa Kerja : Maret 2021 – sekarang

Adalah benar bahwa yang bersangkutan merupakan karyawan tetap di PT Sejahtera Abadi dan masih aktif bekerja hingga saat ini.

Selama bekerja, yang bersangkutan melaksanakan tugas sebagai Customer Service dengan baik, bertanggung jawab, serta mampu menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan dan rekan kerja.

Surat keterangan kerja ini dibuat sebagai salah satu persyaratan administrasi pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) pada pihak perbankan. Surat ini dibuat berdasarkan data yang sebenarnya dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 5 Februari 2026

Hormat kami,

(tanda tangan)

Rina Kurnia
HRD Manager

3. Surat Keterangan Kerja dalam Bahasa Inggris 

EMPLOYMENT CERTIFICATE
Number: 024/EC/II/2026

This is to formally certify that Siti Aisyah was employed at PT Sejahtera Abadi as a Customer Service Officer from March 2021 to January 2025. Throughout her period of employment, she was responsible for handling customer inquiries, resolving complaints, and ensuring customer satisfaction through effective communication and service delivery.

During her employment, she consistently demonstrated professionalism, responsibility, and a positive attitude toward her work. She was able to work under pressure and maintained good cooperation with colleagues and management.

This certificate is issued upon her request and is intended for use in job applications, visa processing, or any other official and administrative purposes.

Issued in Bandung on February 5, 2026

Sincerely,

(signature)

Rina Kurnia
HRD Manager

Baca juga: Struktur Teks Biografi: Pengertian, Ciri, Unsur, dan Contohnya Lengkap

Intinya, surat keterangan kerja adalah dokumen penting untuk berbagai keperluan, seperti melamar kerja atau mengajukan KPR. Surat ini harus jelas dan sesuai data agar bisa digunakan tanpa masalah.